Informationspflichten gemäß Art. 13 DSGVO

Die HAWK misst der Sicherheit Ihrer Daten größte Beachtung und Bedeutung zu. Daher informieren wir Sie an dieser Stelle über den Datenschutz und versichern zugleich die Einhaltung aller einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Wir verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.

Soweit einzelne Bereiche abweichend von dieser Datenschutzerklärung Verarbeitungen vornehmen, werden die entsprechenden Informationen in einer gesonderten Datenschutzerklärung bereitgestellt.

Verantwortlicher und Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Verantwortlich im datenschutzrechtlichen Sinne:

Die HAWK ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Sie wird gesetzlich vertreten durch den Präsidenten Dr. Marc Hudy.

Datenschutzbeauftragter der HAWK:

Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Plattform sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder in Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

a) Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Das sind kleine Textdateien, die Ihr Webbrowser auf Ihrem Endgerät speichert. Cookies helfen uns dabei, unser Angebot nutzungsfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen.

Es handelt sich hierbei um technisch notwendige Cookies, die in Form von „Session-Cookies" gespeichert werden und nach Ende Ihrer Browser-Sitzung von selbst gelöscht werden.

Rechtsgrundlage: Die HAWK verarbeitet diese Daten auf Grundlage des § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

b) Zugriffsdaten/Server-Log-Files

Aus technischen Gründen erheben und speichern wir automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Files, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL (die zuvor besuchte Seite)
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Es findet keine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen statt.

Rechtsgrundlage: Die HAWK verarbeitet diese Daten auf Grundlage des § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Speicherdauer: Die Löschung der Daten erfolgt automatisch nach 30 Tagen.

Empfänger: Zugriff auf die Daten haben ausschließlich die IT-Abteilung der HAWK und das ixd Lab.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, sofern eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder dies zur Aufklärung von Missbrauch oder Angriffen auf unsere IT-Systeme erforderlich ist.

c) Einbindung von YouTube-Videos

Wir binden YouTube-Videos im erweiterten Datenschutzmodus ein, sodass keine Cookies zu Werbezwecken gesetzt werden, bevor Sie ein Video abspielen.

Auf unserer Website sind YouTube-Videos eingebettet. Betreiber der entsprechenden Plugins ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Beim Aufruf einer Seite mit eingebettetem YouTube-Video wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt. Dabei wird YouTube mitgeteilt, welche Seiten Sie besuchen. Wenn Sie in Ihrem YouTube-Account eingeloggt sind, kann YouTube Ihr Surfverhalten Ihrem persönlichen Profil zuordnen.

Rechtsgrundlage: Die Übermittlung Ihrer Daten erfolgt mit Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.

Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy

Die HAWK hat keinen Einfluss darauf, ob und in welchem Umfang, für welche Dauer und zu welchem Zweck die externen Anbieter (personenbezogene) Daten erheben.

Die HAWK selbst erfasst weder personenbezogene Daten mittels Videoeinbettungen Dritter noch Informationen über deren Nutzung.

d) Clipboard-Funktion

Der Virtuelle Campus bietet eine Clipboard-Funktion, mit der Sie Inhalte zwischen Geräten synchronisieren können.

Zweck: Die Clipboard-Funktion ermöglicht das Speichern und Abrufen von Texten, Links und Dateien zur geräteübergreifenden Nutzung.

Art der personenbezogenen Daten:

• Von Ihnen gespeicherte Texte und Links
• Von Ihnen hochgeladene Dateien (max. 10 MB)
• Zeitstempel der Speicherung

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Speicherdauer: Die Daten werden gespeichert, bis Sie diese löschen oder Ihr Account deaktiviert wird.

Empfänger: Nur Sie selbst haben Zugriff auf Ihre Clipboard-Inhalte.

e) Applikationen

Für die Verwendung der einzelnen Applikationen verarbeiten wir die von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind, verarbeiten wir Ihre Daten auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Profil

Zweck: Das Profil dient dazu, Ihre Rolle in der Fakultät darzustellen, um sich einfacher mit anderen Hochschulangehörigen vernetzen zu können. Die Angabe von Profilinformationen ist freiwillig.

Art der personenbezogenen Daten:

• Name, Vorname, E-Mail-Adresse (aus Hochschulaccount übernommen)
• Rolle und Fakultätszugehörigkeit
• Profilfoto (optional)
• Profiltext und weitere optionale Angaben
• Online/Offline-Status

Sichtbarkeit: Diese Daten sind für alle angemeldeten Nutzer:innen des Virtuellen Campus sichtbar.

Speicherdauer: Die Daten bleiben bestehen, bis Sie diese selbst löschen oder Ihr Konto deaktiviert wird.

Chat

Zweck: Der Chat dient der Kommunikation und Vernetzung mit anderen Nutzer:innen des Virtuellen Campus. Die Chat-Funktion erfolgt unter Einbindung von HAWKI.

Die vollständigen Datenschutzbestimmungen von HAWKI finden Sie hier: https://hawki.hawk.de/dataprotection

Art der personenbezogenen Daten:

• Verschlüsselte Chatnachrichten
• Metadaten (Zeitstempel, Absender, Empfänger)

Empfänger: Nachrichten sind nur für die freigegebenen Benutzer (Direktnachrichten) bzw. Gruppenmitglieder sichtbar.

Speicherdauer: Unbefristet, bis zum Löschen des Accounts oder der einzelnen Nachrichten.

Kanban

Zweck: Die Kanban-Funktion ermöglicht die kollaborative Organisation von Aufgaben und Projekten.

Art der personenbezogenen Daten:

• Selbst erstellte Inhalte (Aufgaben, Beschreibungen, Kommentare)
• Zuweisungen und Bearbeitungsstände

Verschlüsselung: Daten aus dem Kanban-Board werden vor dem Versand verschlüsselt.

Empfänger: Die Nutzenden des gleichen Kanban-Boards.

Speicherdauer: Unbefristet, bis zum Löschen der Inhalte oder des Accounts.

Mediathek

Zweck: Über die Mediathek werden Inhalte über eine Schnittstelle zu NocoDB abgerufen und angezeigt. Dabei werden technische Zugriffsdaten verarbeitet, um die Bereitstellung, Darstellung und Nutzung der Mediathekinhalte sicherzustellen.

Art der personenbezogenen Daten:

• Technische Zugriffsdaten (siehe Server-Log-Files)

Empfänger: Es werden keine Nutzerdaten an Dritte weitergegeben.

Speicherdauer: Die technischen Zugriffsdaten werden nach 30 Tagen gelöscht.

Workspace

Zweck: Der Workspace speichert von Ihnen eingegebene Daten aus Textfeldern und anderen Eingabeelementen, um den Arbeitsstand zu erhalten.

Art der personenbezogenen Daten:

• Selbst eingegebene Inhalte (Texte, Notizen, Formulardaten)
• Konfigurationseinstellungen

Empfänger: Nur Sie selbst haben Zugriff auf Ihre Workspace-Daten.

Speicherdauer: Unbefristet, bis der Account gelöscht wird.

Workspaces zur Stärkenarbeit

Zweck: Die Workspaces zur Stärkenarbeit ermöglichen die Reflexion und Dokumentation persönlicher Stärken und Entwicklungsziele.

Art der personenbezogenen Daten:

• Selbst eingegebene Inhalte aus Formularen zur Stärkenarbeit
• Reflexionsergebnisse und persönliche Notizen

Empfänger: Nur Sie selbst haben Zugriff auf Ihre Daten.

Speicherung: Die Daten werden ausschließlich lokal im Browser des Nutzers gespeichert. Die Löschung erfolgt selbstständig durch Sie oder bei Löschen der Browser-Daten.

Eingebundene Services

Für die im System eingebundenen bzw. verlinkten Services gelten jeweils die spezifischen Datenschutzerklärungen und Datenschutzinformationen der verantwortlichen Stellen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieser Services erfolgt gemäß den dort beschriebenen Zwecken, Rechtsgrundlagen, Datenkategorien, Empfängern und Speicherdauern.

Datenschutzerklärungen der angebundenen Services:

• Stud.IP – siehe offizielle Datenschutzerklärung des Stud.IP-Systems der HAWK: Datenschutz Stud.IP
• HAWKI – siehe Datenschutzhinweise des HAWKI-Services: https://hawki.hawk.de/dataprotection
• HISinOne – siehe Datenschutzerklärung des HISinOne-Systems der HAWK
• HAWK Cloud (Nextcloud) – siehe Datenschutzerklärung des Cloud-Dienstes der HAWK
• BBB (BigBlueButton) – siehe Datenschutzhinweise der Videokonferenzplattform der HAWK
• HAWK Pad – siehe Datenschutzhinweise zum kollaborativen Schreibwerkzeug
• HAWK Wiki – siehe Datenschutzerklärung des hochschulinternen Wiki-Systems
• HAWK Videos – siehe Datenschutzerklärung der Videoplattform der HAWK
• HAWK Discovery – siehe Datenschutzhinweise des Discovery-Dienstes
• E-Mail (Microsoft Outlook / Microsoft 365) – siehe Datenschutzinformationen der HAWK sowie die Microsoft-Datenschutzbestimmungen

Es findet keine darüber hinausgehende Verarbeitung personenbezogener Daten statt, außer jenen, die im Rahmen der Nutzung der genannten Services technisch erforderlich sind.

Ihre Rechte als Betroffene/r

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht zu erfahren, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Sollte dies der Fall sein, haben Sie Anspruch auf folgende Informationen:

• Verarbeitungszwecke: Warum werden Ihre Daten verarbeitet?
• Kategorien der Daten: Welche Arten von personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
• Empfänger: An wen wurden oder werden Ihre Daten weitergegeben? Dies gilt besonders, wenn die Empfänger in Drittländern sitzen.
• Speicherdauer: Wie lange werden Ihre Daten gespeichert? Falls das nicht genau möglich ist, informieren wir Sie über die Kriterien, nach denen die Speicherdauer festgelegt wird.
• Herkunft der Daten: Sollten wir Ihre Daten nicht direkt von Ihnen erhoben haben, erfahren Sie bei uns, woher sie stammen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns die unverzügliche Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, falls diese nicht korrekt sind. Außerdem können Sie, unter Berücksichtigung der Verarbeitungszwecke, die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen – auch durch eine ergänzende Erklärung.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO – „Recht auf Vergessenwerden")

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden. Wir sind verpflichtet, Ihre Daten zu löschen, wenn einer der folgenden Gründe zutrifft:

• Zweckentfall: Ihre Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich.
• Widerruf der Einwilligung: Sie haben Ihre Einwilligung zur Verarbeitung widerrufen, und es gibt keine andere rechtliche Grundlage für die Verarbeitung.
• Widerspruch: Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten eingelegt, und es gibt keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung.
• Unrechtmäßige Verarbeitung: Ihre personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
• Rechtliche Verpflichtung: Die Löschung ist notwendig, um einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen.
• Minderjährige: Ihre personenbezogenen Daten wurden im Zusammenhang mit Diensten der Informationsgesellschaft erhoben, und Sie waren zum Zeitpunkt der Datenerhebung minderjährig.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten öffentlich gemacht haben und zur Löschung verpflichtet sind, werden wir auch dafür sorgen, dass andere Verantwortliche, die diese Daten verarbeiten, über Ihren Löschungswunsch informiert werden. Dies schließt die Löschung aller Links zu den Daten sowie Kopien oder Replikationen ein.

Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist:

• zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
• zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse;
• aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit;
• für Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke;
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der folgenden Fälle vorliegt:

• Bestreiten der Richtigkeit: Sie bestreiten die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten, und wir benötigen Zeit, um dies zu überprüfen.
• Unrechtmäßige Verarbeitung: Obwohl die Verarbeitung Ihrer Daten unrechtmäßig ist, möchten Sie nicht, dass die Daten gelöscht werden, sondern verlangen stattdessen eine Einschränkung der Nutzung.
• Keine Erforderlichkeit mehr: Wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Verarbeitungszwecke nicht mehr, aber Sie benötigen sie noch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Widerspruch: Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten eingelegt, und es ist noch nicht entschieden, ob unsere berechtigten Gründe Ihre überwiegen.

Wenn die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt ist, werden diese Daten – abgesehen von der Speicherung – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, zum Schutz der Rechte anderer Personen, oder aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses verarbeitet.

Sollte die Einschränkung der Verarbeitung aufgehoben werden, werden wir Sie vorher darüber informieren.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Weiterhin können Sie diese Daten an einen anderen Verantwortlichen übermitteln, sofern:

• die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht und
• die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Darüber hinaus können Sie bei der Ausübung Ihres Rechts auf Datenübertragbarkeit verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen an einen anderen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist.

Dieses Recht gilt nicht für eine Verarbeitung, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder die in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die uns übertragen wurde.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f DSGVO erfolgt, einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. In diesem Fall wird der Verantwortliche Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu diesem Zwecke einzulegen, einschließlich des Profilings, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken gemäß Artikel 89 Absatz 1 DSGVO Widerspruch einzulegen, es sei denn, die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich.

Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. In diesem Fall werden wir die Daten nicht mehr weiterverarbeiten und Ihr Profil löschen. Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Widerruf wird durch diesen nicht berührt, es sei denn, es bestehen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerruf ist formlos möglich per E-Mail an handson@hawk.de oder direkt an den Verantwortlichen.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen gemäß Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

Wir empfehlen Ihnen, vor einer Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde sich zunächst an den behördlichen Datenschutzbeauftragten des Verantwortlichen (Kontaktdaten siehe oben) zu wenden, welcher in seiner Funktion weisungsfrei agiert und sich bei vielen datenschutzrechtlichen Problemlagen für eine zeitnahe Lösung einsetzen wird.

Kontaktdaten der zuständigen Aufsichtsbehörde:

Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Januar 2026.

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf dieser Website von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.